Effectieve e-mails schrijven op het werk

Als je ooit een e-mail van een collega hebt ontvangen met overdreven uitgebreide instructies, verwarde verzoeken of manier teveel onnodige ontvangers inbegrepen, u weet hoe belangrijk effectieve e-mailcommunicatie op het werk is. E-mails die zonder organisatie of gedachte worden verzonden, kunnen de workflow belemmeren, in het algemeen mensen irriteren en anderszins vermijdbare miscommunicatie veroorzaken.

Dus hoe maak je een duidelijke, effectieve e-mail die de juiste balans vindt tussen gedetailleerd en beknopt; één die alle juiste onderwerpen treft voor alle betrokken mensen? Eerst moet u weten wanneer iets via e-mail moet worden verzonden - in tegenstelling tot een direct bericht, persoonlijke ontmoetingof telefoongesprek. E-mails zijn ideaal voor het verzenden van langere lijsten met instructies, het inchecken bij een project of het delen van bestanden. E-mailcommunicatie zorgt ook voor een schriftelijke registratie van alle belangrijke gesprekken waarnaar u later moet verwijzen. Hier zijn zes dingen die alle effectieve e-mailschrijvers doen voordat ze op 'verzenden' klikken.

1. Maximaliseer de onderwerpregel

Allereerst wilt u de onderwerpregel aanpassen aan het bericht en / of uw reactie. Schrijf je naar iemand die je vorige week een e-mail heeft gestuurd? Trek geen oud, niet-gerelateerd bericht en druk op "antwoord" - het is uw ontvanger precies vergeten wat hij u een week geleden heeft geschreven. Help hen te oriënteren en een antwoord te schrijven met een nieuwe onderwerpregel die het nieuwe onderwerp of uw reactie op hun bericht weergeeft (zeg: “Achtergrond informatie over onze nieuwste klant, Jane Doe ”of“ Routebeschrijving naar ons nieuwe huis in Cleveland ”), zegt Peggy Duncan, een expert op het gebied van persoonlijke productiviteit in Atlanta. U zult de ontvanger minder snel verwarren en uw bericht zal later gemakkelijker terug te vinden zijn.

Ten tweede, wees specifiek. Hier is bijvoorbeeld een slechte / vage onderwerpregel: "Personeelsvergadering." Nu is hier een betere: "Breng deze bijlage alstublieft om 14.00 uur. personeelsvergadering. ”Wanneer u opneemt bijzonderheden, zoals een actie die nodig is of de waar-en-wanneer-details, helpt u de ontvanger om het belang van uw bericht onmiddellijk in te schatten, zegt Marsha Egan, de auteur van Inbox Detox en de gewoonte van e-mailuitmuntendheid ($20; amazon.com). Het zal hen ook helpen herinneren om de vereiste taak te voltooien.

Niet zeker wat het onderwerp zou moeten zijn? Denk na over de zoekwoorden die u zou gebruiken als u de e-mail later moest vinden, zegt Nick Morgan, auteur van Kan je me horen? Verbinding maken met mensen in een virtuele wereld ($11; amazon.com).

2. Geef gedetailleerde instructies

De duidelijkheid van schriftelijke aanwijzingen kan de effectiviteit van een zakelijke e-mail maken of breken. Als u respectieve taken toewijst aan een groep mensen, splitst u ze op per persoon en gebruikt u opsommingstekens om iedereen te helpen precies te weten waar u specifiek hulp bij nodig hebt.

3. Kies de ontvangers zorgvuldig

Schrijf de e-mail voordat u de ontvangers toevoegt, zegt Vanessa Van Edwards, auteur van Betover de wetenschap van slagen met mensen ($12; amazon.com). Dit voorkomt niet alleen de gevreesde onbedoelde verzending, maar laat je ook ontvangers toevoegen op basis van de inhoud van de e-mail. Wilt u die lange e-mailketens met meerdere personen vermijden? Als u meerdere mensen nodig hebt om op iets te reageren, zoals een document, overweeg dan om een ​​deelbaar bestand te maken bestand (zoals een Google-document), waar iedereen wijzigingen in één ruimte kan voorstellen zonder duizend te verzenden e-mails.

VERWANT:Alles wat u wel (en niet) moet opnemen in een afwezigheids-e-mail

4. Cut Draining Language

E-mailen over een snafu die moet worden gerepareerd? In plaats van poëtisch te worden over wat een weerstand het is of wiens schuld het is, richt je je op het actie nodig om een ​​probleem op te lossen. Bijvoorbeeld in plaats van te zeggen: "De klant heeft een probleem met onze presentatie en dat zal het ook zijn." moeilijk op te lossen, 'probeer', ik zou heel graag willen dat je iets oplost dat de klant ter sprake bracht. 'Dit zal maken negatieve feedback geven of het aanvragen van onaangename taken via e-mail effectiever.

5. Neem antwoordinstructies op

Zelfs wanneer uw e-mail geen antwoord vereist ("Ik ben de komende twee uur op een doktersafspraak" of "U kunt uw rapport morgen in plaats van vandaag "), veel mensen voelen zich verplicht om het te erkennen met een" OK "of" Bedankt. "Geef deze mensen een gemakkelijke uit. "Als u niets wilt horen, voegt u" Geen antwoord nodig "toe aan het einde van uw bericht," zegt Duncan. "Het bespaart tijd aan beide kanten en voorkomt dat nutteloze e-mails in de dozen vollopen." Aarzel ook niet om "Bij voorbaat dank" te schrijven wanneer u iemand een vraag stelt. Het voorkomt dat je je in de verleiding voelt om een ​​one-line "Bedankt" te sturen wanneer de persoon terug schrijft.

6. Word niet te persoonlijk

"E-mails zijn voor feiten, niet voor gevoelens", zegt Egan. Vanwege het gebrek aan stemafbuiging en lichaamstaal in digitale correspondentie, zeker sentimenten - hoe u denkt over een collega, wat u dacht van het feest van uw buurman - kunnen gemakkelijk zijn geïnterpreteerd. Als u een gevoelig (of minder dan positief) probleem aan de orde wilt stellen, belt u ze in plaats daarvan.

VERWANT:De 7 geboden van e-mailetiquette die iedereen zou moeten volgen

• Van Caylin Harris

• Van Andra Chantim

• Door Maggie Seaver