Productief zijn: onze beste tips ooit om productiever te zijn in het leven en op het werk

Maak een must-do-lijst, geen to-do-lijst, van drie dingen die je moet doen. Wees realistisch over wat u kunt bereiken. "Het beperken van je doelen neemt de overweldiging weg en houdt je gefocust", zegt Sarah Knight, auteur van Haal je sh * t bij elkaar.Er zit ook een geheime kracht in nummer drie, zegt Chris Bailey, auteur van Het productiviteitsproject: "De drie biggetjes, drie Olympische medailles, drie delen van een verhaal - ons brein is bedraad om in drieën te denken." Als je doorgaat met wat je van plan was, eindig je de dag met een goed gevoel en gemotiveerd morgen. En als je vroeg genoeg klaar bent, kun je een vliegende start maken met de taken van morgen of wat tijd buiten doorbrengen.

De verleiding om sociale media te controleren kan zijn hoogtepunt bereiken in de zomer (of terwijl u op afstand werkt), wanneer de helft van je kantoor is op vakantie of flexuren, en je energie (en motivatie) daalt natuurlijk, zegt Bailey. "Telkens wanneer we rondstuiteren op apps, geven onze hersenen een dosis dopamine af, waardoor onze telefoon verleidelijker wordt dan ons eigenlijke werk", zegt hij. Vecht er niet tegen; controleer in plaats daarvan de sociale media met de bedoeling. Voer een feed sweep uit om te zien wat er aan de hand is en zet je telefoon het volgende uur in de vliegtuigmodus. Als je je door afleiding heen vecht en taken gedaan krijgt, beloon jezelf dan met een beetje tijd om te relaxen.

Of het nu gaat om het bellen van een onaangename klant of het begrijpen van enorm uiteenlopende datapunten, effectieve mensen geven voorrang aan hun zwaarste klus. Eerst het meest uitdagende en belangrijkste item op een to-do-lijst afmaken (een strategie aanbevolen door Brian Tracy in zijn bestverkochte boek) Eet die kikker!) maakt mentale energie vrij die anders zou zijn verspild door je er zorgen over te maken. En het maakt de rest van de dag in vergelijking daarmee beheersbaar.

"Als je niet genoeg wordt blootgesteld aan natuurlijk licht, kun je een jetlag voelen", zegt Christopher Meek, universitair hoofddocent architectuur aan het Integrated Design Lab van de University of Washington. “Dit gebeurt omdat je circadiane ritmes - inclusief de manier waarop je lichaam reageert op de veranderingen in lichtniveau tussen dag en nacht - verstoord zijn. Probeer 's ochtends naar buiten te gaan, wanneer je lichaam naar helderheid verlangt, en ga dan een paar keer per dag bij een raam staan ​​als je merkt dat je langzamer gaat. Door voldoende zonlicht te krijgen, kan je interne klok worden gestimuleerd, waardoor je de energie krijgt die je nodig hebt. "

Het is normaal om uit het werk te stappen, maar gedachteloos uitstellen vermindert de productiviteit. Om erachter te komen wanneer uitstelgedrag toeslaat, raadt Knight aan een tijdjournaal te beginnen. Net als bij een eetdagboek (weet je die nog?), Schrijf je op hoe je elke minuut van de dag besteedt om te zien wanneer afleiding binnenkomt (je onderzoekt bijvoorbeeld recepten voor het diner om 15.00 uur). Negeer het niet - maak er plannen voor. Stem uw schema af op het moment waarop u het meest gefocust bent (en wanneer u dat niet bent) door respijtperioden voor vrije tijd in te plannen.

"Een technologiebedrijf waar ik mee werkte, ontdekte dat zijn werknemers productiever werden nadat de supervisor elke dag een compliment begon te geven", zegt Michelle Gielan, medeoprichter van het Institute for Applied Positive Research, een bedrijf dat samenwerkt met bedrijven en scholen om de productiviteit te verhogen en geluk. "Het was niet dat iedereen een compliment kreeg. Het enige dat nodig was, was in totaal één vleiende opmerking om iedereen, inclusief de manager, positiever te laten voelen. Waarom? Of je nu zelf lacht of iemand anders ziet glimlachen, de blije gezichtsuitdrukking kan ervoor zorgen dat je hersenen loslaten dopamine - een chemische stof die helpt bij het beheersen van de beloningscentra van uw lichaam en op zijn beurt uw productiviteit naar een hoog niveau tilt uitrusting."

Volgens Tony Schwartz, auteur en oprichter van, fietsen mensen ongeveer eens in de 90 minuten van alertheid naar vermoeidheid Het energieproject. Schwartz zelf zette marathondagen van 10 uur in om zijn boeken te schrijven. Maar door te leren zijn energie effectiever te beheren - hij schrijft nu in drie geconcentreerde intervallen van 90 minuten, met pauzes tussen voor lichaamsbeweging en gezelligheid - heeft zijn productiviteit verdubbeld, zegt hij. Het voltooien van een manuscript kostte hem vroeger een jaar, maar nu kan hij een boek uitknallen -De manier waarop we werken, werkt niet is zijn laatste New York Times bestseller - in slechts zes maanden.

Probeer uw favoriete ochtendactiviteit te maken - thee drinken, een blokje omlopen - een geestverruimend ritueel voorafgaand aan het werk. Een paar minuten besteden aan ontspannen en centreren kan volgens Paul Silverman, een executive coach voor Fortune 500-bedrijven, die gebruikmaakt van zijn training in zenboeddhisme om klanten te leren hoe ze doelbewuste aandacht kunnen ontwikkelen: het doel is om je adem te verdiepen, je energie te geven en je te helpen in het moment te komen, volledig gefocust en geconcentreerd - een vaardigheid die veel uitzonderlijke mensen hebben."

Je weet dat water drinken en sporten goed zijn voor je lichaam, maar ze kunnen ook de denkkracht versterken. Onderzoek geciteerd in Journal of Cerebral Blood Flow & Metabolism suggereert dat zelfs een kleine uitdroging de cognitie, alertheid en concentratie kan beïnvloeden. Studies tonen ook aan dat kleine uitbarstingen van lichaamsbeweging - zeg 10 tot 20 minuten - u een scherper gevoel kunnen geven. "Een korte wandeling verbetert het geheugen en vergroot het vermogen om ideeën te genereren en betere verbindingen te leggen", zegt Bonnie St. John, coauteur van Micro-veerkracht: kleine verschuivingen voor grote boosts in focus, drive en energie.

"Als je veel vooruitgang moet boeken bij een project, kom je misschien in de verleiding om er non-stop aan te werken", zegt Jonathan Schooler, een professor in de afdeling psychologische en hersenwetenschappen aan de Universiteit van Californië in Santa Barbara. "Niet doen. Niemand kan zich altijd op één taak concentreren. Zorg ervoor dat u uw dag - en uw denkpatronen - onderbreekt door routinematig deel te nemen aan een activiteit die repetitief is en niet intellectueel belastend, zoals stofzuigen of tuinieren. Wanneer je gedachten afdwalen, kan creativiteit stromen, waardoor je informatie op een unieke manier kunt synthetiseren. Als u vervolgens weer aan uw werk gaat zitten, heeft u nieuwe ideeën en kunt u meer gedaan krijgen. "

Meer dan een derde van de Amerikanen slaapt volgens de Centra voor ziektebestrijding. "Ongeacht hoe gewetensvol je bent, onvoldoende slaap verlaagt concentratie, focus en energie", zegt Silverman. “Het heeft een grote impact op elk aspect van je leven. Als je om 7 uur opstaat, moet je om 11 uur slapen. Het is geen geavanceerde wiskunde. " En omdat e-readers en computers ons vermogen om te slapen verstoren, raden experts aan om vlak voor het slapengaan bij papieren boeken te blijven.

Misschien heb je gewoon geen zin om te werken, of ben je boos dat je niet op vakantie bent - of ergens anders. Dat is oké, zegt Sue Rasmussen, auteur van Mijn bureau maakt me gek. Wees eigenaar van die emoties, zodat ze je niet opeten. "De meeste mensen negeren wat ze voelen en denken dat het wel goed komt als ze zich vastgrijpen tijdens de werkdag", zegt ze. "Maar als je toegeeft hoe je je voelt, kom je er sneller langs." St. John raadt u aan om uw gedachten om te keren van negatief naar positief. Als je bijvoorbeeld wilt dat je ergens anders was, zeg dan: "Ik ben zo blij dat ik hier aan dit project werk." Zelfs als je het niet meent, zegt St. John. "Door het hardop te zeggen, verschuift het je energie, zet het een schakelaar in je hersenen om en misleid je je emoties in een nieuwe richting."

Een kleinigheid hebben om naar uit te kijken - misschien een meisjesweekend of een vrije dag voor jezelf - kan je geluk nu vergroten, zegt Knight. "Een doel stellen, ook al is het maar om op vrijdag naar het strand te gaan, kan je rust brengen in alle weken en dagen voorafgaand aan die reis", zegt ze. Houd uw blik gericht op dat doel.

"Veel mensen denken dat ze geen tijd hebben om te sporten in hun drukke schema's", zegt Ted Kennedy, de oprichter van CEO Challenges, dat sportwedstrijden organiseert voor CEO's en bedrijfseigenaren, en medeoprichter van Ironman North Amerika. "Maar ik heb gemerkt dat het doen van duuractiviteiten, zoals een lange fietstocht of een triatlon, me meer gedisciplineerd en ijverig maakt. Als ik een paar dagen ga zonder deze dingen te doen, neemt mijn productiviteit af. Mijn energie neemt af, mijn focus wankelt en ik kan niet zo gemakkelijk beslissingen nemen. Dus moedig ik mensen aan - zelfs degenen die zichzelf niet als atleten beschouwen - om zich in te zetten voor een fysieke gebeurtenis, zoals een walkathon of een 5K-community. Als het eenmaal op je schema staat, maak je de tijd om te trainen en besef je dat je op een dag meer kunt bereiken dan je dacht. "

Wacht niet tot maandagmorgen om na te denken over je werkschema, zegt Julie Morgenstern, een expert in tijdmanagement en de auteur van Controleer 's ochtends nooit uw e-mail. Begin twee weken eerder met plannen, vooral voor de weken en dagen voorafgaand aan een vakantie, vakantie of zomer. Bepaal precies wat u kunt bereiken en wanneer u elke taak gaat aanpakken. Boek het begin van de week, wanneer er meer collega's in de buurt zijn, met vergaderingen en telefoontjes. Verlaat de (vaak rustige) laatste dagen voor het weekend, een lang weekend of vakantieweek voor solowerk, zoals onkostendeclaraties. Noteer mogelijke wegversperringen, zodat u voorbereid bent om er omheen te manoeuvreren.

Verban onderbrekingen van collega's die binnenkomen om te chatten (of zelfs mensen die u om legitieme redenen nodig hebben). Morgenstern suggereert deze uitgangsregel: "Ik wil je mijn onverdeelde aandacht geven, maar kan je dat nu niet geven." Bied dan een tijd en datum aan om elkaar te ontmoeten - in de toekomst. Ook effectief, zegt Shari McGuire, een timemanagementexpert en de auteur van Neem je tijd terug: rechtop staan ​​aan je bureau, wat stilzwijgend 'urgentie communiceert om dingen af ​​te ronden'. Maar sla geen lunch of pauzes over, zegt Morgenstern: "Je zult uiteindelijk harder en langer werken, maar niet zo effectief."

Zet twee stukjes van 45 minuten per dag opzij om berichten batchgewijs te verwerken. Het voortdurend controleren van e-mail en sociale media "is de grootste vijand van productiviteit", zegt Morgenstern. Dit is geen nieuws voor ons, maar oh, wat een moeilijke gewoonte om te doorbreken.

"Ik heb de neiging projecten te vermijden die te groot lijken, dus om productief te zijn, moet ik overweldigende taken op maat snijden", zegt Kate White, een voormalig hoofdredacteur van Kosmopolitisch tijdschrift en de auteur van talrijke boeken, waaronder Ik zou je dit niet moeten vertellen.“Dat doe ik door in kleine stappen te werken. Toen ik voor het eerst romans begon te schrijven terwijl ik een tijdschrift runde, zei ik tegen mezelf dat ik maar 15 minuten per dag zou schrijven. Ik wist dat werken voor een korte tijd een haalbaar doel was, en het lukte me om 10 boeken op precies deze manier te laten schrijven. "

Begin met het opstellen van een duidelijke missieverklaring en het toewijzen van incrementele projectdoelen om iedereen op het goede spoor te houden. Mensen die tijd besteden aan het focussen op projectplannen voordat het project zelfs maar begint, aldus Silverman, zullen veel minder snel verdwalen in het onkruid en zich afvragen hoe ze verder moeten gaan - en uitstellen. "Neem zoveel tijd als je nodig hebt om met collega's samen te werken om consensus te bereiken en tot in één glasheldere lijn te definiëren wat je probeert te bereiken", zegt hij. Door vooraf meetbare benchmarks te bepalen, kan iedereen ook gefocust blijven op de onderdelen van een project waarvoor ze verantwoordelijk zijn. Eindelijk, met een duidelijke missieverklaring, weet je wanneer een project eindelijk zijn doel heeft bereikt en kan iedereen ermee stoppen.

In overeenstemming met kaizen, Volgens het Japanse principe van continue verbetering hebben productieve mensen de gave om te analyseren wat er mis is gegaan met een geflopte prototype, of in een snippig gesprek met een collega. Maar in plaats van het probleem eindeloos te herhalen, beloven ze simpelweg "om beter in te zetten als mens, of om de volgende keer de dingen een beetje bij te stellen", zegt Silverman. “Ze hebben het vermogen om stapsgewijze verbeteringen in hun prestaties aan te brengen en vragen zichzelf af:‘ Oké, wat kan ik hiervan leren? Wat kan ik beter doen? ’"

Rapporterend van Louisa Kamps, Kathleen Murray Harris, Brandi Broxson en Jennie Dorris