Productiviteitstrucs die u op het goede spoor houden

"Ik heb het gevoel dat de vergaderingen die ik organiseer niet altijd effectief zijn."

Voer een vergaderaudit uit.

Rebecca Sutherns, PhD, is de oprichter van Sage Solutions, een adviesbureau dat gespecialiseerd is in gezamenlijke strategische planning.

Denk eerst na over het doel van de vergadering en of het zelfs nodig is. Wat zijn de minimumvereisten voor de discussie - zou het een een-op-een telefoongesprek kunnen zijn? Een e-mail? De belangrijkste redenen om een vergadering houden (of Zoom-conferentie) zijn bedoeld om blinde vlekken te verminderen en de buy-in van iedereen te vergroten, dus maak plannen om aan deze doelen te voldoen.

Beoordeel dan je gastenlijst. Er zijn te veel mensen uitgenodigd voor bijeenkomsten die ze niet hoeven bij te wonen, en we zijn allemaal naar bijeenkomsten geweest waar mensen zeggen: "Oh, daar kan ik geen beslissing over nemen. Ik moet zo-en-zo vragen. " Controleer of de uitnodigingslijst compleet is (en dat ‘zo-en-zo’ er is).

Verander ook de locaties van face-to-face vergaderingen. Mensen denken vaak creatiever wanneer ze zich in verschillende ruimtes bevinden, dus probeer uw wekelijkse vergadering op verschillende plekken te houden.

VERWANT: Vergeet tijdbeheer-Aandacht Management is de betere weg naar productiviteit

Plan voor een productievere bijeenkomst hoe de bijeenkomst zal verlopen. Stel een agenda met opsommingstekens samen met actiegerichte items, zoals 'Brainstorm over dit idee' of 'Neem een ​​beslissing over X. " Als je de details en focus van de bijeenkomst goed kunt managen, zullen mensen meer betrokken zijn. Visuals helpen mensen ook geïnteresseerd te blijven en informatie vast te houden; overweeg om een ​​snelle presentatie samen te stellen om de vergadering vlot te laten verlopen.

Ten slotte, wat wordt opgeschreven, is wat er na de vergadering voortleeft, dus zorg ervoor dat documentatie gebeurt. Volg direct daarna een e-mail met de volgende stappen en vermeldt wie wat wanneer zal doen. Bepaal hoe 'gedaan' eruitziet voor elk actiepunt, zodat iedereen dezelfde verwachtingen heeft.

"Ik wil op de hoogte blijven van het nieuws, maar soms merk ik dat ik in een spiraal terecht kom."

Stel uw nieuwsopname samen.

Jenna Lee is journalist, schrijver en producer. Ze is de oprichtster van Leep Media en SmartHer Nieuws en een voormalig mede-anker van Gebeurt nu op Fox News.

Of je nu thuis of op kantoor werkt, de hele dag op de hoogte blijven kan aanvoelen als een fulltime baan, vooral tijdens een verkiezingsjaar dat samenvalt met een pandemie. Nadenken over waar u heen gaat voor nieuws is van cruciaal belang om ervoor te zorgen dat u informatie krijgt waarop u kunt vertrouwen.

Begin met het aanmelden voor de dagelijkse briefing per e-mail die elke ochtend door uw favoriete nieuwsbron wordt verzonden (probeer AP Morning Wirevan de Associated Press voor een greep uit wat er over de hele wereld gebeurt). Of luister naar een dagelijkse radio-briefing of podcast tijdens uw woon-werkverkeer of lunchpauze.

VERWANT: Druk? De Pomodoro-techniek kan wonderen verrichten voor de productiviteit - en alles wat je nodig hebt is een timer

Als je je overweldigd voelt om alles onder controle te houden, concentreer je dan op slechts drie onderwerpen, zoals hoe het met de economie gaat, waar onze soldaten zijn, en misschien gezondheidsinnovaties - die laatste is een geweldige manier om optimisme op te nemen in uw nieuwsdieet.

Overweeg ook om fotojournalisten te volgen op sociale media. Ze kunnen interessante perspectieven toevoegen, omdat ze zich daadwerkelijk in de regio's bevinden waarover ze rapporteren.

"Ik heb het gevoel dat ik altijd gestoord word, zowel op kantoor als wanneer ik thuis werk."

Bescherm uw tijd door vooraf verwachtingen te stellen.

Deborah Grayson Riegel is een keynote speaker, executive coach en consultant die leiderschapscommunicatie doceert.

Voorkom onderbrekingen door te vragen om met rust gelaten te worden. Geef aan waarom voor nog betere resultaten. Zeg iets als "Ik heb de deadline om deze verkooppresentatie bij een klant te krijgen." Een fundamentele manier we bouwen vertrouwen op bij anderen door onze beslissingen uit te leggen, zelfs als de persoon het daar niet mee eens is hen.

Aarzel niet om de tijd te vragen die u nodig heeft: onderzoek toont dat een keer aan concentratie gebroken is, duurt het ongeveer 23 minuten om weer een flow te krijgen. Uw verzoek mag niet agressief of passief zijn; het zou moeten zijn assertief. Nadat u collega's of familieleden om een ​​bepaalde tijd alleen heeft gevraagd, sluit u de deur, zet u een koptelefoon op en draait u zich om meldingen uitschakelen en de verbinding met alle externe bronnen verbreken - u kunt zelfs een automatisch antwoord op uw e-mail en sms plaatsen berichten. Dit geeft aan anderen en uzelf aan dat u zich op iets belangrijks concentreert.

VERWANT: Hoe u productief kunt zijn als u liever overal bent dan werkt

Als je nog steeds wordt onderbroken, probeer dan dit te zeggen: "Ik zit ergens middenin. Je hebt nu vijf minuten van mijn tijd, maar weet alsjeblieft dat ik afgeleid ben en dat je niet mijn volledige aandacht zult hebben. Of je kunt mijn volledige aandacht hebben X uur. Wat heb je liever?" Als ze nu vijf minuten kiezen, moet je die respecteren.

Uittreksel uit The Little Book of Life Skills: omgaan met het avondeten, je e-mail beheren, een elegante exit maken en 152 andere trucs van experts ($20, amazon.com; $19, bookshop.org). door Erin Zammett Ruddy. Copyright © 2020. Verkrijgbaar bij Grand Central Publishing, een afdruk van Hachette Book Group Inc.