5 Tips voor e-mailbeheer

Elk product dat we aanbieden is onafhankelijk geselecteerd en beoordeeld door onze redactie. Als u een aankoop doet via de opgenomen links, kunnen we commissie verdienen.

Stap 1: Mappen maken

Wanneer je je inbox als standaardopslag gebruikt, wordt het snel een digitale rommellade, waardoor het vinden van wat je nodig hebt lastig is, zegt Peggy Duncan, een expert op het gebied van persoonlijke productiviteit in Atlanta. Je weet dat je berichten handmatig in mappen kunt sorteren, maar wist je dat je filters kunt instellen waarmee berichten automatisch naar hun map worden geleid? Meldingen van Facebook kunnen bijvoorbeeld rechtstreeks naar een map met sociale media gaan. (Gmail doet dit automatisch, maar u kunt een soortgelijk systeem instellen met andere e-mailservices.) Eens allemaal e-mails van één type, zoals nieuwsbrieven, zijn gegroepeerd in hun eigen map, u kunt ze met één verwijderen Klik. Het aantal mappen waarmee u werkt en hoe u ze een naam geeft, is afhankelijk van uw behoeften.

Stap 2: Richt op slechts 20 items in uw In-box

Ja serieus. Twintig e-mails betekent dat u uw hele inbox kunt zien zonder te scrollen. Zodra u een bericht verwerkt, archiveert of verwijdert. Alleen berichten van de afgelopen week waarop u nog moet reageren, horen in uw inbox.

Stap 3: Houd u aan een schema

Het lezen van e-mails belemmert de productiviteit. Voor beroepen waar constante communicatie cruciaal is, is het opstellen van een schema misschien niet realistisch. Maar als u lang en goed naar uw werk kijkt, is het mogelijk dat het mogelijk is om de leestijd elke 60 of 90 minuten aan te geven. Stel waarschuwingen in uw agenda in totdat u in een routine zit. "Als iemand je moet bereiken, zullen ze bellen", zegt Marsha Egan, de auteur van Inbox Detox en de gewoonte van e-mailuitmuntendheid ($20, amazon.com). Als je e-mails op je telefoon skimt, markeer degene die je moet opvolgen als ongelezen, zodat je niet vergeet later te reageren.

Stap 4: Organiseren voordat u leest

Sorteer aan het begin van elke geplande e-mailsessie op afzender om berichten van VIP's (de baas, de leraar van uw kind) te ontdekken, scan vervolgens de onderwerpregels en verwijder de voor de hand liggende rommel.

Stap 5: Strategisch reageren

Kun je binnen twee minuten of minder terugschrijven? Doe dat meteen, zegt Egan. Als een e-mail meer tijd vereist, markeert u deze zodat deze tijdens een gepland venster later die dag of de volgende ochtend kan worden verwerkt. Bang dat een lange reactie zal leiden tot een lange e-mailketen? Tijd om de telefoon op te nemen.

Insider Tech Tricks

Verbeter uw e-mailleven met deze weinig bekende tools voorgesteld door IT-specialisten bij drie van de beste e-mailproviders.
Gmail: Verzenden ongedaan maken
Was het niet de bedoeling om op Verzenden te drukken? Je hebt 30 seconden om die e-mail terug te halen. Dus ga aan de slag!

Hoe: Ga naar Instellingen en vervolgens Labs en klik vervolgens op Inschakelen onder Verzenden ongedaan maken. Oef!
Yahoo: wegwerpadressen
Als u een hekel hebt aan het geven van uw e-mailadres aan willekeurige websites, maakt u een alternatief adres dat berichten naar uw echte inbox stuurt. Als het reserveadres spam wordt, kunt u het eenvoudig verwijderen.

Hoe: Ga naar het tandwiel in de rechterhoek en klik op Instellingen, vervolgens op Beveiliging en vervolgens op Wegwerpadressen.
Outlook.com: Sweep
Met deze functie kun je elk bericht in je inbox van één afzender verwijderen (bijvoorbeeld je ex of Groupon).

Hoe: Open een van de e-mails van de afzender, klik op Sweep boven aan het scherm en klik vervolgens op Alles verwijderen uit.