11 geheimen voor het leveren van slecht nieuws op het werk

Geef snel feedback maar niet onmiddellijk.
Wacht niet op een jaarlijkse evaluatie om verbeterpunten aan te wijzen. Breng de aandacht snel naar problemen, zodat de details fris in je hoofd blijven. Een dag na een incident is de sweet spot; als je een beetje tijd hebt, worden te hete emoties onderdrukt en kun je je voorbereiden en bedachtzamer zijn met je woorden. "Op dit moment zullen beide partijen een sterkere, minder behulpzame reactie hebben", zegt Jennifer Porter, managing partner van de Boda Group, een leiderschap- en teamontwikkelingsbedrijf. Jaarlijkse of driemaandelijkse beoordelingen moeten betrekking hebben op doelen en gericht zijn op toekomstgerichte feedback, bijvoorbeeld wat iemand meer moet doen of minder om hun carrière vooruit te helpen ("Als je meer bekwaam zou zijn in data-analyse, zie ik je springen naar de volgende niveau").

Onthoud je intentie.
Bedenk waarom u in de eerste plaats feedback wilt delen. "Je doet dit omdat je de persoon wilt helpen slagen", zegt Porter. Op dat moment voelt het misschien minder welwillend dan dat - je denkt misschien dat je gewoon slechte gewoonten moet bedwingen of slordig werk moet oplossen - maar elke vorm van feedback helpt je team om te leren en te groeien. Je wilt ook hun vertrouwen verdienen. "Als je de feedback niet geeft, zal iemand anders wel en niet zo goed zijn werk doen als je zou hebben", zegt Freyan Billimoria, directeur van People Operations bij Skillshare, een online leergemeenschap. Breng tijdens het gesprek je intentie tot uitdrukking. Zeg: "Ik vertel je dit omdat ik om je geef en ik wil dat je zo effectief mogelijk bent."

Denk aan de inhoud, niet aan de levering.
Veel managers maken zich zorgen over hoe ze de klap zullen verzachten in plaats van over wat ze gaan zeggen, zegt Porter. "Dat is hetzelfde als het voorbereiden van een toespraak en het focussen op wat je draagt ​​in plaats van de inhoud van je presentatie," merkt ze op. Vraag jezelf af: "Wat is mijn kernboodschap? Wat hoop ik dat deze persoon het gesprek afneemt? Wat wil ik hierna gebeuren? ”Schrijf op wat je zegt en oefen onder de douche of bij een vertrouwde collega. Neer het gedrag of de actie in plaats van gevoelens te bespreken en geef concrete voorbeelden, zoals "Ik merkte dat je mensen zes keer onderbrak in die vergadering" (versus "Je bent onbeleefd tegen collega's”).

VERWANT: Hier is precies hoe u een flexibel schema op het werk kunt krijgen

Begin met een vraag.
De discussie moet een dialoog zijn, geen monoloog. Zeg: "Ik zou graag een gesprek met u hebben om wat feedback te delen. Is dat OK? 'Het is menselijk om ja te zeggen, maar door toestemming te vragen, kun je de relatie versterken, zegt Porter. Nog een tactiek: laat de andere persoon het gesprek leiden. Zeg: "Ik zou het graag met je willen hebben X. Wat is volgens jou goed gegaan? Wat denkt u niet? ”Geef uw werknemer de tijd om te reageren. "In veel gevallen weten ze al waar ze tekortschieten", zegt Fran Hauser, auteur van The Myth of the Nice Girl ($16; amazon.com). "Wanneer je het gesprek als een samenwerking in plaats van een kritiek kadert, is de toon meer ondersteunend."

Gebruik minder woorden.
Wees zo specifiek mogelijk. Vage of clichévormige zinnen ("Je moet werken aan je aanwezigheid van leidinggevenden") of suikergecoate feedback is verwarrend voor de luisteraar, waardoor de kans groter wordt dat ze je punt helemaal zullen missen. "Als je 100 woorden gebruikt om te zeggen dat iemand een deadline heeft gemist, leg je dat uit," zegt Porter. En als je eenmaal vol bent met vulwoorden en verzachters ("Ik weet dat je overwerkt bent"), begint de feedback persoonlijk te voelen en kan vooringenomenheid binnensluipen, zegt Billimoria. Ga in plaats daarvan ter zake en vermeld wat je hebt waargenomen. Zeg: 'Ik heb gemerkt dat we de deadline voor de laatste twee rapporten hebben gemist. Wat is er gebeurd?"

Verzwijg je bericht niet.
De gebruikelijke gewoonte om negatieve feedback tussen twee lofposten te plaatsen, kan instinctief zijn, maar het is een van de grootste fouten die managers maken, zegt Billimoria. Door feedback te verbergen in wegwerp-complimenten haal je de kracht uit je woorden. “Mensen zien het aankomen; dan zullen ze het positieve afwijzen, op het negatieve wachten en niet vertrouwen op wat je te zeggen hebt ', zegt Porter. Wat je kunt doen om vriendelijk maar direct te zijn: druk de feedback positief uit, zegt Hauser. Zeg: "Er gaat veel goed, maar ik heb constructieve feedback over sommige dingen die verbetering behoeven," of "Ik heb wat advies dat u kan helpen."

VERWANT: Pak je inbox voorgoed aan met deze e-mailbeheertips van een professional

Zorg voor context.
Waarom maakt het je uit als iemand te laat komt werken? Of worden presentaties niet perfect opgemaakt? De antwoorden liggen misschien voor u voor de hand, maar een medewerker moet het waarom achter uw feedback begrijpen. Probeer specifieke notities in het grotere geheel te plaatsen, bijvoorbeeld: 'Als onze afdeling te laat is met werken, heeft dit ook invloed op andere teams' of 'Wanneer uw financiële administratie zien er niet goed uitgelijnd uit, het kan mensen een gebrek aan vertrouwen in uw cijfers geven. ”Uitleg waarom uw feedback belangrijk is, zegt Hauser, kan het gemakkelijker maken om te leveren en horen.

Wees empathisch.
Kritische opmerkingen ontvangen is moeilijk. "Het maakt niet uit hoe goed je bent in het leveren van feedback. Het prikt nog steeds, 'zegt Porter. Wees niet overdreven hard, luister naar het perspectief van de ander en blijf kalm. Vermijd ook het woord 'jij' als je kunt. "Subtiele woordkeuzes kunnen het gesprek meer een dialoog doen voelen dan een aanval", zegt Hauser. Bijvoorbeeld, in plaats van te zeggen: "Dit is wat ik denk dat je anders had kunnen doen", zeg je: "Dit is wat ik denk dat anders had kunnen worden gedaan."

Doe het persoonlijk.
Het is verleidelijk om hard nieuws te leveren via e-mail of telefoon, maar persoonlijk vergaderen (of via Skype of FaceTime) is effectiever, zegt Hauser. Hiermee kunt u elkaars non-verbale signalen en emotionele intentie lezen. "Face-to-face zijn is de enige manier om ervoor te zorgen dat de andere persoon je mededogen kan voelen," zegt Hauser. Als u uw werknemer niet kunt zien, is het moeilijker om te onderscheiden of ze van streek zijn of zelfs aandacht schenken aan wat u zegt. "Ga rechtop zitten en blijf oogcontact houden, hoe moeilijk het ook is", zegt Hauser.

Heb een vervolgplan.
Sluit het gesprek met een bespreking van de volgende stappen. Vraag hoe je behulpzaam kunt zijn en beslis samen wanneer je weer moet praten (dagen, weken of maanden later, afhankelijk van het probleem). Check vervolgens na een dag of twee in om te zien hoe de andere persoon zich voelt. Het is normaal dat de feedbackontvanger een beetje gewond wegloopt van het gesprek, ook al was het een productieve, zegt Porter. "Je moet mensen tijd geven om te verwerken", zegt Billimoria. "De sleutel tot sterke relaties is teruglussen." Als je dat doet, verdien je vertrouwen, wat het delen van feedback de volgende keer gemakkelijker maakt.

Vergeet niet om ook veel lof te geven.
Maak het geven van positieve feedback onderdeel van uw routine - pers het niet alleen in onaangename gesprekken. Het gaat er niet alleen om mensen te sussen of iedereen een trofee te geven; positieve feedback is een hulpmiddel voor professionele ontwikkeling. Allereerst is het constructief - het is handig voor mensen om te weten wat ze goed doen, zodat ze het kunnen blijven doen. Ten tweede helpt het een cultuur te creëren die meer open staat voor en tolerant is voor feedback, zegt Porter. Wees hier ook specifiek. Zeg: "Ik hou echt van de manier waarop je die uitdaging hebt aangepakt", of "Ik waardeer het dat je met andere afdelingen hebt gesproken om hun buy-in te krijgen." En zeg het vaak. "Voor elk stukje kritiek moet je minstens vijf complimenten geven", zegt Hauser. "Dit brengt mensen naar een plek waar ze zin hebben in feedback."