Excuses voor de vertraging: e-mailetiquettips voor een te laat antwoord

Elk product dat we aanbieden is onafhankelijk geselecteerd en beoordeeld door onze redactie. Als u een aankoop doet via de opgenomen links, kunnen we commissie verdienen.

Iedereen die diep in e-mailschuld zit, weet hoe stressvol het kan zijn om iemand (of veel mensen) een antwoord schuldig te zijn. Ze weten ook hoe moeilijk het is om de muziek onder ogen te zien, de traagheid te bezitten en op 'verzenden' te drukken.

Is het de moeite waard om de vertraging te erkennen en zich te verontschuldigen, of cool te spelen en te doen alsof er niets aan de hand is? Is het na een bepaalde tijd zelfs de moeite waard om te reageren? Voordat je iets pleegt e-mailetiquette faux pas, lees de grootste dos en don 's van late antwoorden op een e-mail, rechtstreeks van twee etiquette-experts (plus een paar voorbeeldantwoorden om u op weg te helpen).

1. Herken of je te laat bent met reageren.

"Beslis of je echt laat bent of je schuldig voelt", zegt Diane Gottsman, een nationale etiquette-expert, de auteur van

2. Voor het grootste deel is het de moeite waard om zich te verontschuldigen.

Het gebeurt dat iedereen deadlines mist of vergeet terug te schrijven - het doet geen pijn om het te erkennen voordat het verder gaat. "Wanneer dit gebeurt, is verontschuldiging noodzakelijk", zegt Jodi R.R. Smith, president van Mannersmith etiquette consulting en auteur van The Etiquette Book: A Complete Guide to Modern Manners ($10; amazon.com). "Verontschuldig je en zet het gesprek vooruit."

3. Houd het kort en bondig.

“Het doel van een e-mail is snel, informatief en beknopt te zijn. Dit is hoe je moet omgaan met het toezicht op niet snel reageren (opzettelijk of niet), "zegt Gottsman. Het is niet nodig om poëtisch te waxen, TMI te delen of excuses te verzinnen.

"Verklaringen staan ​​vaak alleen maar in de weg", zegt Smith. "Geen behoefte om lange verhalen te maken, en zeker geen behoefte aan de lelijke waarheid."

Als je er een beetje persoonlijkheid in gaat steken, zegt Gottsman met iets eenvoudigs te gaan: "Het spijt me dat ik niet eerder contact met je heb opgenomen. Ik was je verzoek aan het onderzoeken en heb per ongeluk de reactie onmiddellijk over het hoofd gezien. '

4. Kies je woorden verstandig.

Natuurlijk, als je dicht bij de andere persoon staat, is een meer informele en gemoedelijke toon geschikt. Gottsman zegt een antwoord als: "Oh god, het spijt me dat ik er zo lang over gedaan heb om contact met je op te nemen. Vergeef me alsjeblieft! 'Is geweldig voor iemand met wie je in de buurt bent, maar misschien niet voor een professionele e-mailuitwisseling met je baas. Een huisdier dat veel managers hebben, is wanneer een rapport laat reageert door jargon te gebruiken als: "Mijn slechte". Het komt over als slap of onoprecht. Het is beter om vast te houden aan een professionele beproefde, zoals: "Excuses voor de vertraging, ik zal het goed doen en beter vooruitgaan."

5. Besluit om beter te worden.

Het is niet leuk om een ​​e-mail met een deadline in je inbox te hebben zitten - en het is ook ongemakkelijk voor de andere persoon. "Maak er in de toekomst een punt van om belangrijke e-mails te markeren zodat ze niet over het hoofd worden gezien", zegt Gottsman. "Uitstel met een trage reactie maakt de situatie alleen maar ongemakkelijker."

Enkele voorbeelden van late respons-e-mails

Als je een belangrijke deadline voor het werk hebt gemist, zegt Smith dat je die moet bezitten en bedank je dan voor hun geduld:

“Excuseer alstublieft de vertraging. We zijn het project nu aan het afronden en hebben morgen alle gevraagde informatie van COB. Bedankt voor de extra tijd, want we hebben al je vragen volledig kunnen beantwoorden en kijken ernaar uit om je volgende week te spreken tijdens de vergadering. "

Als iemand je een vriendelijk bericht zonder deadline heeft gestuurd, maar dat betekent een beleefde reactie, stelt Gottsman voor:

“Bedankt voor je vriendelijke e-mail met betrekking tot mijn recente promotie. Ik ben de afgelopen dagen van kantoor verhuisd en de tijd is bij me weggegaan. Ik kijk ernaar uit je te ontmoeten in de mixer van volgende week. "

Als je helemaal miste een RSVP-deadline, Zegt Smith, "maak je mea culpa kort en krachtig en concentreer je in plaats daarvan op het evenement."

"Het spijt me zo dat ik je RSVP-datum heb gemist, natuurlijk zullen we aanwezig zijn op je speciale evenement. Ik heb mijn jurk al en mijn man is van plan zijn dansschoenen te dragen. '

Als je slecht nieuws van een vriend of familielid hebt ontvangen en niet meer reageert, vindt Smith deze zachte aanpak leuk:

“Je e-mail kwam als een totale verrassing en ik wilde wachten tot ik een rustig moment had om echt te reageren. Dit moet een heel moeilijke tijd zijn... "

De enige keer dat het goed is om niet te reageren

"Als de e-mail iets is waar je geen interesse in hebt (denk aan massale verzoeken), of van iemand die je liever blokkeert, klik dan op 'verwijderen' en denk niet twee keer na," zegt Gottsman.

VERWANT: Alles wat u wel (en niet) moet opnemen in een afwezigheids-e-mail