Out-of-Office e-mails: alles wat u wel (en niet) moet opnemen

In de werkende wereld zijn er maar weinig meer welkome acroniemen dan 'OOO'. Naast dat het de toegangspoort is tot een zorgeloos bestaan, een afwezigheidsbericht op uw zakelijke e-mail is een praktische manier om collega's en klanten te laten weten dat u voor een bepaalde persoon moeilijk te bereiken bent - zo niet onbereikbaar - tijdshoeveelheid. Dus hoewel het niet nodig is om erover na te denken (je schrijft hier geen roman), maakt het wel uit wat je opneemt.

Het kan een beetje lastig en robotachtig aanvoelen om een ​​afwezigheidsbericht vooraf te schrijven, maar het is noodzakelijk en handig voor iedereen die probeert te bereiken terwijl je Mai Tais op het strand nipt of Machu wandelt Picchu. (Bovendien kunt u een afwezigheidsbericht instellen om de stekker uit het stopcontact te halen en te ontspannen als u problemen ondervindt bij het verlaten van het werk.) Hier leest u wat u moet zeggen (en wat u niet moet zeggen) in uw automatische antwoord.

VERWANT: 9 manieren om te sparen voor de vakantie die u verdient

1. Voeg een begroeting en afmelding toe.

Hoe u een OOO-bericht start, hangt natuurlijk af van uw persoonlijke voorkeur en werkomgeving. Hoewel een grote "hallo" niet absoluut noodzakelijk is, moet je ergens beginnen, en het is leuk om een ​​menselijk tintje toe te voegen. Als springen in "Ik ben momenteel niet op kantoor ..." je te vreemd en afstandelijk vindt, doe er dan eenvoudig aan mee met een simpel "Hallo daar" of "Bedankt voor je e-mail".

Hetzelfde geldt voor uw handtekening. U bent welkom om te vertrekken met de datum van uw terugkeer, maar als het zinvol is om af te sluiten met zoiets als "Dank u!", "Beste, (uw naam)", of "Fijn weekend (of voeg hier vakantie in!") ervoor.

2. Vermeld hoe lang je weg bent.

Vermeld begin- en einddatums: "Ik reis van 3 tot 7 juli en zal geen e-mail checken. Ik zal zo snel mogelijk reageren op je bericht als ik terug ben op kantoor op 8 juli. "(Vergeet niet uw vakantieresponder uit te schakelen wanneer u terugkeert!).

3. Geef aan of u e-mail wilt controleren.

Een afwezigheidsbericht is niet alleen handig als je helemaal uit de startblokken gaat. U reist mogelijk voor uw werk of werkt op afstand, waardoor communicatie sporadisch wordt en WiFi-verbinding dubieus. Als u e-mails niet wilt controleren of beantwoorden, kunt u dat zeggen (zie bovenstaand voorbeeld). Anders is het handig om een ​​bericht in te stellen dat mensen waarschuwt dat u niet zo betrouwbaar bereikbaar bent vanwege reis- of onsite-verplichtingen. Het draait allemaal om het stellen van verwachtingen voor diegenen die u proberen te bereiken. Bijvoorbeeld: “Bedankt voor uw bericht! Ik reis tot 3 juli voor een fotoshoot en controleer regelmatig e-mail / heb beperkte toegang tot e-mail en kan traag reageren. "

4. Vermeld hoe u te bereiken (of helemaal niet).

Als u in een bepaalde hoedanigheid beschikbaar bent, schetst u hoe u contact kunt opnemen. Bijvoorbeeld: "Ik zal de e-mail niet controleren, maar als u me om welke reden dan ook moet bereiken, neem dan contact met me op via mijn mobiel ..." Of: "Als dit tijdgevoelig is, kunt u me een e-mail sturen op (datum van terugkomst), dus het staat bovenaan mijn inbox. ”Of:“ Neem voor dringende verzoeken contact op met (naam van een assistent, collega, freelancer of andere beschikbare, op kantoor Dekking)". Voordat u de contactgegevens van een andere collega in uw OOO opneemt, wist u deze met hen - zelfs als u hun leidinggevende bent, is een heads-up nog steeds een leuke hoffelijkheid.

5. Vermijd onnodige persoonlijke gegevens.

Als je met zwangerschaps- / vaderschapsverlof bent of dat weekend (!) Trouwt, is dat prima te vermelden - maar dat is ongeveer zo ver als persoonlijk delen moet gebeuren in een automatisch antwoord. Denk na over hoe je zou kunnen reageren op iemands afwezigheidsbericht waarin veel te veel persoonlijke gegevens worden vermeld. U wilt dat de persoon aan de ontvangende kant weet a), of u zijn e-mail al dan niet beantwoordt, en b), wanneer hij kan verwachten iets van u te horen. Al het andere is waarschijnlijk TMI, dus houd het simpel.

VERWANT:De beste manier om e-mail te ondertekenen als u snel antwoord wilt